根据国家《档案法》、国家教委《普通高等学校档案管理办法》、《上海市档案条例》等有关政策法规，特制定我校档案查询、利用规定如下：
一、凡持有身份证、工作证、学生证、毕业证书及组织介绍信等合法有效证件（校内具有领导批件）的组织、个人均可查询、利用学校属于开放范围的档案，并可摘抄和复制。
二、利用学校未开放的档案，须经档案室主任、档案移交部门负责人的同意，重要的档案须经主管校领导的批准。
三、向学校档案室移交、捐赠、寄存档案的单位和个人，对该部分的档案享有优先利用权。
四、港澳和台湾同跑要求利用学校档案，须经市主管部门的介绍。外国机关或个人要求利用学校档案，须经市主管部门同意。
五、查阅、利用、复制、借阅档案均须办理手续，在学校规定的接待时间内由专人接待，并提供有效的证件、登记《查档表》或《借阅表》，在档案接待室内查阅。
六、委托他人查询档案，须有当事人、委托人的双方有效证件和委托人的委托书。
七、在查阅、利用档案的过程中，任何人不得拆卷、抽页、损坏、涂改，不得擅自复制、摘抄，将档案带出阅档室；不得出版、公布、泄露未开放的档案及有关的内容。
八、一般情况下档案不得外借，如特殊情况需外借，须经归档部门或档案馆领导批准，特殊档案须经主管校长批准，并须定期归还。
九、利用者要求复制档案，由档案部门负责办理。盖有档案部门印章的复制件，具有与原件同等效力。
十、因私利用、复制档案，按规定收取费用，校内因公利用档案一律不收费。
