部门档案工作操作规范

第一步 预立卷

按以下顺序进行：文件分类—组卷

（一）文件分类

以科研处为例：（其他部门均见《部门档案类目表》）

综合类

科研项目类

注意事项：

1、坚持由文件材料形成部门立卷归档的原则，由各部门的专（兼）职档案人员负责将积累的文件材料进行分类、整理。

2、按照归档范围，剔除无需归档的文件材料，对照本部门的收发文登记本及本部门的实际工作，检查材料是否齐全、完整、系统。

（二）组卷

以科研处为例：（其他部门均见《部门档案类目表》）

综合类

1． 上级机关（如教育部、市政府、市教委）有关科研工作的规定或通知

2． 上级机关关于教育经费下达的通知及我校有关材料

3． 上级机关关于报送科研规划的通知及我校相关材料（如科研规划）

4． 上级机关关于下达我校科研统计的通知及我校科研统计表

5． 上级机关关于申报科研成果奖励工作的通知及我校申报材料及获奖材料

6． 上级机关关于某项科研活动工作的通知及我校情况汇报

7． 上海重点学科的申报材料

8． 上海财大有关科研工作的规定、通知

9． 科研处召开的某重要科研会议材料的请示及相关材料（如纪要、会议文件、简报、声像材料等）

10． 上海财大科研项目结项评审结果通知及项目评审书

11． 上海财大成立某科研机构的请示及上级的批复

12． 上海财大重点学科建设的请示、论证报告及上级的批复

13． 各部门的科研工作量及成果统计表

14． 各类科研帐目

科研项目类

1． 开题报告及任务书或协议书或合同或申请书

2． 立项书

3． 年检书或鉴定书或鉴定请示及批复

4． 结项书或终结报告或评审报告

文书档案组卷注意事项：

1． 上级机关的文件前必须有文件处理单，内容必须填写完整，卷内文件的排列顺序为： 文件处理单——上级文件——本校材料；

2． 学校发文除了有正文外，还必须有学校的发文稿纸，里面内容都必须填写： 若正文内容与原稿有重大修改，则原稿也必须归档；若正文与原稿均为计算机打印件，且内容完全一致，则原稿不必归档；文件排列顺序为： 正文——发文稿纸——原稿；

3． 各部门向学校或上级机关请示做某事，必须有内部请示稿纸；，所有内容都必须填写，卷内文件的排列顺序为： 批复——请示稿纸——请示正文及其他材料。

4． 组卷基本原则：

（1）分年度：将文件材料按其形成或针对的年度分开如：一般文件归入文件形成年度跨年度的请示与批复，归入批复年度；跨年度的规划、计划归入文件内容针对的第一年度；跨年度的总结、报告归入文件内容针对的最后一个年度；跨年度的会议文件归入会议开幕的年度；跨年度的非诉讼性案件材料归入结案年度；法规性文件，归入公布和批准的年度；按学年处理的文件，归入专门年度；科研、基建、设备项目分别归入鉴定、结项、竣工及引进年度；重大活动的文件材料归入结束年度；各类学生成绩归入专门年度；学位论文归入授予学位年度。

（2）分问题：将文件按其内容所反映的问题分开，以问题为主进行立卷；如：会议文件，按会议的届次组卷，根据文件的数量，可以一会一卷，一会数卷；同一性质问题组成一卷或数卷；非诉讼性案件材料，按立案问题或按人组卷，可以一案一卷，一案数卷；统计、报表、名册等，按照名称组卷；学校管理和业务活动形成的文件材料，按单一问题组卷；工作计划、总结等文件材料，按部门责任人或活动项目组卷；简报按名称或期号组卷；科研、基建、设备按项目组卷，一项一卷或一项数卷。

（3）分期限：将文件按不同的保管期限分开。

（4）卷内文件按重要程度或时间顺序排列；如：批复在前，请示在后；正件在前，附件在后；正本在前，定稿在后转发件在前，被转发件在后；非诉讼性案件，结论性材料在前，依据性材料在后；其他文件材料按时间顺序排列。

第二步 编写页面、 编制卷内目录、填写备考表

按以下顺序进行：编写页号——编制卷内目录——填写备考表（按照档案室所发磁盘的规定格式用计算机编制）

（一）编写页号注意事项：

1． 卷内文件无论单面或双面只要有文字书写，均在每一面编写一个页号；

2． 页号应用号码机加碳素墨水敲出，每卷起始号为1，号码敲在非装订线一侧的下角；

3． 每卷组卷一般不得超过200页。

4、 卷内目录、备考表均不编页号；

（二）编制卷内目录注意事项：

1、 序号：一个文件材料为一个序号，有几个文件材料就填几个序号；以卷内文件排列的先后顺序填写，附件不编序号，一卷内有两页以上卷内目录，序号必须连写；

2、 文件编号：文件制发机关的发文字号；没有文件编号的就不要填写；

3、 责任者：指形成该文件的部门或对文件负责的署名者；

4、 文件材料题名：用五号字体抄写抄录即可，一行内写不下，可写两行但最多只能写两行，余下的写在下一空格内；

5、 起止日期：指本份文件形成的日期，如有起止日期，空格太小，可写为01.9.5-01.10.7；

6、 页号：指卷内文件材料起止页数的编号，如1-3，但如果一个文件只有1页时，写为1；

7、 备注：如果文件是复印件或有特殊情况，必须写明；

（三）填写备考表注意事项：

1． 卷内文件有关情况说明：指填写卷内文件缺损补充，移出等情况；

3、 立卷人、部门领导：必须由本人用碳素墨水笔亲自签名；其余内容可以用计算机填写。

第三步 装订

按以下顺序进行：排列材料（卷内目录——编好页码的文件材料——备考表）——装订——拟写标题——填写封面；

（一）装订案卷注意事项：

1． 将大小不一的文件材料用裱糊、折叠的办法折成A4纸大小

2． 一定要去掉文件上的金属物（大头针、回形针等）

3、采用三孔一线装订法，线头应在后面

4、封面太宽可折边，折好后案卷应为21-22公分

（二）拟写案卷标题注意事项：

1、 拟写案卷标题：应简明确切，主题突出，结构完整，体式一致。一般包括卷内主要责任者（不得简称本校、上级）、内容和文种名称三部分。字数不得超过40个字（包括标点符号）。举例：“上海财大关于XXXXX的请示及财政部批复”，不能用“财政部、上海财大关于XXXX的请示与批复”；不能用“上级来文”、“关于XXXX人材料”做案卷名。

2、 标题中数字均用阿拉伯数字表示，如“1999届毕业生”，不能写成“一九九九届毕业生”。案卷标题中除书名号、引号、顿号外，不能用其他标点符号。

3、 以学校名义对外发文及以校部名义对内发文的，案卷标题中均标明“上海财大”。

（三）填写案卷封面注意事项：

1、封面上的内容必填项目有：部门、标题、页数、起止日期。

2、页数：是指这一本档案的总页数

3、起止日期：是指这一本档案中所有文件材料形成起止日期

第四步 移交

按以下顺序进行：编制移交清单——移交

（一）编制移交清单注意事项：

1、 移交清单必须按照规定格式用计算机编制和打印，用A4纸，一式两份

2、 移交总卷数：指整个部门的移交卷数，必须大写

3、 序号：一卷为一个序号，一个部门若有两张以上的移交清单的，序号必须连写

4、 起止日期：填写这一本案卷的起止日期

5、 案卷名称：填写这一本案卷的案卷标题

6、移交人和部门领导必须用碳素墨水笔亲自签名

（二）移交注意事项：

1、 移交人和接收人共同对照移交清单，一一点请移交案卷数

2、接收人在检查案卷质量完全合格后正式接收进馆，并在移交清单上签字