上海财经大学档案数字资源拷贝利用规定(试行)

为保障档案数字资源安全,防止档案数字资源被多途径复制泄密,特对档案数字资源拷贝利用规定如下:

第一条  档案馆(校史馆、博物馆)原则上不对外提供档案数字资源拷贝利用服务,只提供档案复印(打印)件。校内单位确因工作需要,必须拷贝利用馆藏档案数字资源须履行严格的审批程序。

第二条  申请拷贝利用涉及个人信息的档案数字资源,利用部门应先征得当事人授权同意,否则不予利用。

第三条  档案数字资源拷贝利用应遵循“一事一申请”原则,即一次申请利用的档案数字资源仅用于申请时载明的使用用途和范围,如需用于其他用途或范围必须重新申请。

第四条  利用部门应保证申请利用的信息安全性,承担信息在使用过程中的保密责任。

第五条  利用部门应按要求如实、完整、准确地填写《档案数字资源利用申请表》,经部门领导同意、签字,部门盖章后提交档案馆(校史馆、博物馆)审核。

第六条  《档案数字资源利用申请表》中应详细填写申请利用的档案数字资源清单(可附件形式),准确注明使用用途和使用范围,并履行利用承诺。

第七条  档案馆(校史馆、博物馆)管理部根据申请部门的实际利用需求,给出利用初审意见,对拟同意利用的档案数字资源进行说明并交馆领导复审。

第八条  档案馆(校史馆、博物馆)分管领导对利用申请给出复审意见。如同意,予以利用。

第九条  档案数字资源在提供利用前,需经过《密盾智能防信息泄漏系统》加密处理,文档类文件仅提供pdf格式并加水印,图片类文件需经压缩并加水印,不得以其他任何形式进行拷贝。

第十条  数字档案资源的加密是指用户在使用所拷贝的加密档案信息时,受“打开天数”的限制。原则上可“打开天数”设定为7天。如因工作需要,申请延长使用时间的,须在《档案数字资源利用申请表》中特别说明,最长使用时间不得超过60天。

第十一条  数字档案资源利用接待人员在提供利用时应明确告知申请经办人所设置的加密内容及使用限制,并将拷贝的档案信息、《档案数字资源利用申请表》等内容登记备份,以备核查。

第十二条  除学校邮箱和OA邮箱外,数字档案资源不得以其他网络传输方式提供利用,建议采用硬盘(U盘)脱机保存方式提供利用。

第十三条  每个利用申请原则上应在三个工作日内办结。对于利用数量大、利用类型复杂的申请,利用部门应预留足够时间提出申请,档案馆(校史馆、博物馆)尽量在七个工作日内办结。

第十四条  本规定自发布之日起实行。

档案馆(校史馆、博物馆)

二〇一八年十一月十五日


 6附件:档案数字资源拷贝利用申请表.doc