《上海档案》2019年第5期“聚焦——高校档案工作巡礼”刊发上海财经大学档案馆（校史馆、博物馆）馆长喻世红文章“构筑上财特色档案工作新模式”。
上海财经大学创建于1917年，作为一所百年大学，学校一直重视档案工作，积极发挥档案存史、资政、育人功能。2002年12月，学校成立档案馆，遵循“为党管档、为校守史、为师生服务”的宗旨，积极开展档案资源体系、档案利用体系和档案安全体系“三个体系”建设。2014年，在迎接建校一百周年之际，本着“传承上财精神、弘扬商学文化”的历史使命和“对历史负责、对文物负责、对档案负责”的责任担当，结合我校档案、校史、文博工作在内涵和外延上具有同质性的特点，学校大胆探索档案校史文博工作的上财模式，提出具有上财特色的“大档案”“财经档案”理念，并通过档案馆、校史馆、博物馆（以下简称三馆）“三馆合一”的机构设置，构筑档案校史文博工作协同体，学校档案工作步入全新的发展阶段。
《上财记忆》系列期刊
1、整合资源，重塑职能
上海财经大学是全国高校中较早实行档案馆、校史馆、博物馆“三馆合一”的大学，这一机构设置和运行体制上的创新至今仍不多见，并已引起不少高校同行的关注。
我校档案馆成立于2002年，校史研究室成立于2008年，博物馆2014年开始筹建、2017年建成，三馆有着不同的基础和发展历史，也形成了各自固有的思维方式和工作内容。面对“三馆合一”这一全新的运行模式，我馆将“记录历史、传承文化、以文育人、服务社会”作为三馆的使命，确立“馆藏是基础、服务是根本、研究是核心、传播是生命”的工作理念、“转变观念、互补优势、重塑职能、调整部室”的工作思路和“整合资源，实现‘1+1+1>3’”的工作目标。首先，转变观念。从馆长、班子成员，到部室负责人再到全体员工，通过层层交流讨论，使所有员工对“三馆合一”带来的根本性变化达成共识，并积极支持、配合各方面的改革。经过努力，曾经“这件工作是档案馆帮博物馆做的”“这件事应该是档案馆的事情”等类似情况逐渐消失。其次，优势互补。档案馆在档案收集、整理、利用服务方面具有较好的基础；校史馆在校史研究室的基础上具备较强的研究能力；博物馆在展览方面具有丰富的资源和平台。三馆融合对整体工作的开展和各馆工作的提高提供了重要的契机和良好的基础，优势互补成为我馆工作的重要思路和实践依据。第三，重塑职能。通过深入研究，我馆将三馆职能进行全面调整，确定为五大职能，即收集、保管、研究三项内部职能，利用、传播两项外部职能。从档案工作角度，档案工作和档案文化的研究与传播职能得到重视和提升。第四，调整部室。为保证五大职能的实现，我馆对内设部室的设置进行调整，形成收集部、管理部、研究部、展教部、信息部、综合办公室以及人事档案室的内部组织架构，并对各部室工作内容和人员进行相应调整。通过上述工作，三馆资源高度统筹，工作高度协同，效果逐步显现。
2、转变思路，全面提升
（一）馆舍条件不断优化
2014年，学校决定三馆整体搬入育衡楼，并启动育衡楼整体改造工程。作为集学校档案、校史、文博工作为一体的综合性建筑，为充分发挥三馆五大职能，经过多次研究论证，将育衡楼设置为四大功能区，即办公区、库区、展区和会议区。其中，在布局规划及改造过程中，对档案的安全保管给予高度重视，争取到学校各方的大力支持，将档案保管的有关要求和标准落实到库区建设中，库区设备设施达到国内高校先进水平。2017年初，档案库房顺利完成搬迁。目前，库区配有高压细水雾消防系统、全自动恒温恒湿控制系统、智能灯光系统、智能密集架、特藏架等先进的库房设备。此外，对库区进行全年365天温湿度监控和24小时安全监控，为档案安全保管提供了重要保障。
（二）历史档案收集成果丰硕
我馆一直高度重视档案收集工作，目前已建成架构完整、覆盖全校的档案工作网络体系。2018年，收集13个门类的档案共计10723卷（件）。截至2018年12月31日，馆藏档案总量达14余万卷（件）。
近年来，针对我校历史档案缺失这一情况，重点开展历史档案收集工作，取得了丰硕的成果。通过采用点、面相结合的征集方式，重点开展“校史人物寻访”专项工作，寻访校史人物近80人，西至乌鲁木齐、北至长春、南至福州，足迹遍布全国各地。几年来，通过各种途径共收集到各类历史档案3000余件。其中，不少非常珍贵的历史档案已陈列在百年校史馆中，包括上海财经大学前身、中国第一所商科大学上海商科大学的毕业证书、提出学校使命和商科教育使命的《国立上海商学院院务报告》,以及反映我校进步学生活动、国立上海商学院统计系学会编辑的期刊《统一》等。这些珍贵的历史档案，弥补丰富了馆藏，更为学校历史的挖掘与研究提供了重要素材。
（三）档案利用服务水平不断提升
秉持“为民服务、为师生服务、为学校服务”的工作宗旨，我馆不断提高档案利用效率和服务水平。2018年，接待各类查档3264人次，查阅档案14420卷次，很好地服务师生及社会的查档需求和学校各项工作的开展。
近年来，努力通过工作流程的优化和技术手段的更新来提高管理服务的效率和质量，提升服务对象的体验和满意度。2015年，“声像档案管理系统”正式上线。通过对声像档案进行集中统一信息化管理，极大提高了声像档案查询利用的效率，为专题研究、展览、校友工作提供重要支持。2018年10月，“档案利用服务系统”正式上线，大大简化查档登记手续，同时为统计分析查档情况、档案利用情况等提供了重要的基础数据和统计分析。此外，2019年4月，“校史馆博物馆参观管理系统”也已正式上线。
（四）档案校史研究成果丰硕
在不断做实做强收集、管理、服务利用等常规工作的基础上，近年来，加强在档案、校史研究方面的力量和投入，取得了重大的突破和丰硕的成果。从档案出发，挖掘档案中的故事，传承档案中的优秀精神与文化。如，从一份1958年援建财经院校教师名单，开启一段寻访之路，形成“寻访一段56年前的校史记忆—我校1958年援建外地财经院校记”；又如，从一份1957年关于越南留学生的档案，将我校留学生的历史从1961年追溯至1957年，形成“我校最早的外国留学生”等专题。2015年，创办档案校史期刊《上财记忆》，至今已印发7期，刊发文章85篇，文字总计31万字、图片822张。2017年9月，经过多年编撰，近120万字的《上海财经大学志（1917—2017）》和20余万字的《图说上财（1917—2017）》顺利出版，两书全面记录和生动展示学校作为中国第一所商科大学，一百年来走过的风雨历程。2019年，将打造三馆文化品牌“育衡丛书”作为新的突破口，《口述上财历史》和《上财校史读本》也将于近期正式出版。此外，我馆主持的《上海财经大学红色文化资源发掘与发挥文化育人作用研究》等项目入选校思想政治工作研究会课题。为进一步提升内涵建设，全面提升研究质量，2018年，以三馆为平台在全国首创成立商学文化研究中心。
（五）档案文化传播成效显著
根据“研究成果传播化和传播途径多样化”的工作思路，构建包括展馆、图书、期刊、展览、讲座、网络、志愿者队伍等为载体和平台的立体传播体系。除图书、期刊等平面传播载体，2014年以来，紧紧围绕学校中心工作和重要活动，每年举办一次档案校史展览，其中“百年商学百年上财”通过学校全球校友会组织，走出校门、走出上海、走出国门，远赴澳大利亚进行展览。通过讲座传播档案知识和校史文化，2018年，举办“毕业了，请善待你的档案”“纸在东方，传统手工纸的世界”等讲座。2015年，档案校史官方微信正式上线，已发推文141条，其中“校史上的今天”“影像上财、档案上财”为两个常设专栏。2019年，围绕学校中心工作，开设“迎接第八次党代会”微信专栏，围绕馆藏档案计划推文7篇。百年校史馆、商学博物馆于2017年9月正式开馆。同年11月，时任国务院副总理刘延东一行参观校史馆，并欣然留言。2018年，展馆全年接待校内外参观13463人次。此外，依托三馆平台，2019年，以学生为主体的志愿者队伍“育衡宣讲团”正式成立，为文化传播工作注入新的活力。通过全方位多途径的传播，档案的价值、档案的内涵正被越来越多的人了解和肯定。
回顾近年来我校档案工作，可以看到三方面显著的变化：在工作职能方面，实现从收集、管理、利用到研究、传播职能的全面拓展；在服务层次方面，实现从提供简单档案信息服务到提供知识智力服务的提升；在角色态度方面，实现从被动提供服务到主动服务育人、服务中心工作的转变。未来，将继续积极探索具有上财特色的档案工作模式，进一步全面提升我校的档案工作水平。（本文作者系上海财经大学档案馆馆长）
来源 |《上海档案》2019.No.05（总第299期）
